电子邮件和短信问世至今已有30 多年了。
现在，有更多的消息渠道、聊天应用程序和社交媒体消息平台。
聊天机器人、Slack、WhatsApp 和 Signal 等更多应用和渠道意味着对话无处不在。
每个平台和渠道似乎都有自己的收件箱。
这就是许多人发现自己被信息淹没的原因。事实上，只有 17% 的人表示没有未读邮件。
那么，管理所有这些消息并最终提高生产力的最佳方法是什么？
输入，收件箱清零。
在本文中，我回答了以下有关 Inbox Zero 的问题：
什么是“收件箱清零”？
什么是收件箱清零方法？
为什么“Inbox Zero”值得追求？
如何实现收件箱清零（针对电子邮件、文本和聊天消息）？
最后，您将获得可行的见解，以节省时间并减少消息混乱。
请继续阅读以了解更多。
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什么是“收件箱清零”？
收件箱清空是一种电子邮件、短信和聊天消息管理方法，旨在让您的收件箱尽可能清空。实现收件箱清空的想法还指时间管理以及您和您的团队为收件箱投入的智慧。Merlin Mann 最初于 2006 年在他的博客 43Folders 上发明了“收件箱清空”的概念。他还在 2007 年就收件箱清空发表了 Google Tech Talk。
什么是收件箱清零方法？
收件箱清零方法是实现收件箱清零的七个步骤：
取消订阅不必要的电子邮件、短信或聊天列表。
使用过滤器、标签和标记将消息组织到视图中。
将您的电子邮件、文本或聊天合并到一个收件箱中。
仅处理一次“OHIO”。
删除、委派、回复、推迟或执行。
设置和自定义消息通知。
设置每天检查消息的最大次数。
私人和共享团队收件箱都可以实现收件箱零清零。但您或您的团队实现收件箱零清零所采用的策略和收件箱工具可能有所不同。
这个想法听起来可能有些不可思议（甚至不可能）。但确实有一些个人和团队实现了收件箱清零。
私人收件箱与共享团队收件箱
在我开始介绍如何实现收件箱零收件箱之前，值得介绍一下私人收件箱与共享团队收件箱。
实现收件箱零收件箱的方法在您自己的私人收件箱和共享团队收件箱之间会略有不同。
但目标大致相同。
私人收件箱
私人收件箱显然是私人的。这是您查看、撰写和回复私人消息的空间。
说到电子邮件，许多人会使用 Gmail、Outlook 或 Yahoo。每个私人收件箱都带有过滤器、标签和标记，用于整理邮件和对话。
您甚至可以使用过滤器自动将垃圾邮件和其他电子邮件移出收件箱。
除了过滤器、标签和标签之外，大多数个人电子邮件收件箱都相对简单。
一些相同的电子邮件收件箱功能也适用于 iMessage 或 Google Messages 等短信应用程序以及 WhatsApp、Signal 或 Slack 等聊天应用程序。
但是用于电子邮件、短信和聊天的个人收件箱并不会给您带来很多自动化或安排功能。
也无法分配对话或将多个用户添加到同一个收件箱。
为此，您需要一个共享的团队收件箱。
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共享团队收件箱
个人收件箱和共享团队收件箱之间的最大区别在于对话管理和多用户。
这些收件箱将电子邮件、短信和聊天变成一种协作消息传递体验。它们是一种专为监督而设计的团队和员工沟通应用程序。
如今，社交媒体网站 手机号码数据 是网络上最重要的工具之一。这些平台拥有数百万用户，他们可以成为潜在客户。例如就手机号码数据提供了这种可能性。您可以在这些网站上进行传统广告，也可以与使用该网络的名人达成交易。
通过共享的团队收件箱，您将发现以下功能：
对话分配和过滤工具
多个收件箱、用户、登录名和权限级别
以…身份发送和代表发送
消息调度和自动化
内部聊天、提及和团队讨论功能
与至少一个或多个消息传递渠道集成
洞察与分析
MessageDesk 是使用商业短信的团队共享团队收件箱的一个示例。
在此收件箱中，多个人可以过滤、查看、分配、回复和安排来自同一个电话号码的文本。
messagedesk v2 收件箱
为什么实现“零收件箱”是值得追求的
毫无疑问，未读电子邮件、短信和聊天会分散注意力。研究表明，即使是像这样的小干扰也会严重影响工作效率。
因此，消除干扰的追求正是 Inbox Zero 概念的价值所在。几乎任何个人或团队都可以从更好的时间和信息管理中受益。
当然，有些人对 Inbox Zero 的想法持怀疑态度。他们认为这只是又一种提高生产力的时尚。
但实现“收件箱清零”不仅仅意味着没有未读的电子邮件、短信或聊天消息。
这是关于了解您或您的团队把时间和注意力放在哪里。
Inbox Zero 旨在教会您在收到邮件时做出积极有效的决策。这涉及使用软件和 Inbox Zero 工具（如 MessageDesk）来分类、回复、暂停或归档邮件。
使用“收件箱清零”方法，您会发现自己仅需触摸一次消息。
这个过程不会改变你收到的消息数量。它只会改变你或你的团队沟通的时间。
话虽如此，实现收件箱清零的方法有很多种。因此，我在下面逐步概述了最受欢迎的方法。
如何实现收件箱清零（电子邮件、短信和聊天）
取消订阅不必要的电子邮件、短信或聊天列表
使用过滤器标签或标签将消息组织到视图中
将您的电子邮件、短信或聊天内容整合到一个收件箱中
仅处理一次消息“OHIO”
删除、委派、回复、推迟或执行
管理和自定义您的消息通知
设定每天查看消息的最大次数
1. 取消订阅不必要的电子邮件、短信或聊天列表
实现 Gmail 收件箱零封、Outlook 或 Yahoo 收件箱零封的第一步是取消订阅不必要的促销电子邮件。
同样的规则也适用于短信列表和群聊。
考虑取消订阅短信和电子邮件促销、新闻通讯以及任何其他会分散您工作注意力的内容。
您可以通过点击底部的取消订阅链 竞争对手分析：目标、目标、算法 接来取消订阅大多数电子邮件。Gmail 等收件箱甚至可以自动识别促销和垃圾邮件。
对于短信，你几乎总是可以通过回复“STOP”来选择退出促销列表。
考虑为您想要订阅的促销信息设置单独的收件箱或文件夹。您可以将其用作孤岛，以减少收到的电子邮件、短信或聊天的数量。
2. 使用过滤器、标签和标签将消息组织到视图中
将邮件放入单独的文件夹和收件箱是清空收件箱的第一步。但大多数收件箱也支持过滤器、标签和标记。
Gmail、Outlook 和 Yahoo 均允许您：
搜索消息
用星号标记邮件为重要邮件
标签文件夹
更高级的共享团队收件箱（例如 MessageDesk）允许您以类似视图的方式组织您的消息。
您可以将这些视图组织到营销、销售、现有客户等渠道中。您还可以使用视图为特定团队提供一个查看其消息的地方。
MessageDesk 排序和过滤功能
3. 将您的电子邮件、短信或聊天内容整合到一个收件箱中
取消订阅垃圾邮件并整理和标记邮件后，请考虑将多个消息渠道合并到一个收件箱中。
一些共享团队收件箱专注于电子邮件等特定消 移动电话号码列表 息传递渠道。其他收件箱则提供全渠道体验，让您可以将电子邮件、短信、聊天和其他消息传递平台同步到一个收件箱中。
评论分配
4. 只处理一次消息“OHIO”
有了软件和收件箱工具后，您现在需要考虑文本、聊天和电子邮件回复的方法。
OHIO 是“只处理一次”的缩写。这是一种时间管理方法，意味着一旦您打开一条消息，您就只处理一次。
您在整理未读电子邮件、短信和聊天时会更加谨慎。您会立即决定删除、回复或安排稍后再处理。
5. 删除、委派、回复、推迟或执行
如果您只处理一次消息，那么您的选项是删除、委托、回复、推迟或执行。
删除
回到第一步，问问自己这条信息是否重要。它是否需要留在你的收件箱里？它是否相关？如果答案是否定的，那么就删除它吧。
代表
委派是减少电子邮件、短信和聊天时间的另一种有效方法。使用共享团队收件箱，您可以简单地将对话分配给其他人并要求他们回复发件人。
回应
重要的是，电子邮件、短信和聊天显然需要立即回复。如果您只处理一次消息，那么这应该很简单。
推迟
如果邮件不及时且不需要回复，则只需推迟采取行动。许多收件箱都提供暂停功能。这允许您设置邮件重新浮到收件箱顶部的时间。
做
对于所有其他消息，请考虑安排您的回复。几乎每个企业级共享团队收件箱都允许您安排在特定时间发送电子邮件、短信或聊天。
